Regionaal kantoor met grote ambities
Confida is een full-service MKB-accountantskantoor in Bergen op Zoom. Het team van vier partners en achttien medewerkers werkt voor allerlei bedrijven. Van kleine lokale ondernemers tot grotere klanten die net binnen de grenzen van de controleplicht blijven. “We staan dicht bij onze klanten. De drempel is laag, mensen lopen hier letterlijk binnen", vertelt Rein Ligtenberg, AA-accountant en partner bij Confida.
De dienstverlening van Confida is breed: accountancy, fiscale advisering en advies voor het mkb. Daarbij hoort ook een gestroomlijnd intern proces voor urenregistratie en facturatie. En juist daar liep het oude systeem tegen zijn grenzen aan.
Oude software piepte en kraakte
Tot voor kort werkte Confida nog met Exact Business Suite, ooit een solide basis maar inmiddels sterk verouderd. “Het programma begon mankementen te vertonen en werd niet meer ondersteund”, vertelt Ligtenberg. “Het werkte nog wel, maar we voelden dat we op het randje zaten. Als facturatie een maand zou vastlopen, merken we dat direct in onze liquiditeitspositie.
De mogelijkheden van een facturatieprogramma zijn erg belangrijk in de accountancy. Denk aan automatisch gegenereerde voorschotfacturen, verrekenen van verschotten, verzorgen van maandelijkse op maat gemaakte declaraties en het aanpassen of overboeken van geboekte uren. Confida zocht daarom een moderne oplossing die hetzelfde kon als het voorgaande facturatieprogramma, maar dan online en klaar voor de toekomst.
De zoektocht naar een nieuwe oplossing
Via een vertrouwde IT-adviseur kreeg Confida drie softwareleveranciers aangeraden. De eisen waren duidelijk:
- Volledige ondersteuning van voorschotfacturen en doorbelaste kosten.
- Flexibel corrigeren van verkeerd geboekte uren.
- Gebruiksgemak voor meerdere accountmanagers die zelf factureren.
- Betrouwbare migratie van klantdata.
Na drie demo’s viel de keuze op Fortes Milestones. “De demo sloot perfect aan bij onze wensen”, zegt Ligtenberg. “Het voelde vertrouwd en bood praktisch dezelfde mogelijkheden als ons oude pakket, maar dan veel moderner. Vooral het gemak waarmee je uren kunt doorschuiven naar andere klanten of boekjaren gaf de doorslag.”
Zorgvuldig migreren
De overstap van een verouderd pakket naar een nieuwe SaaS-oplossing is spannend. “Als we één tot twee maanden niet zouden kunnen factureren, zou dat ons liquiditeitstechnisch hard raken”, zegt Ligtenberg. Confida koos daarom bewust voor een migratie per 1 november, in de rustigste periode van het jaar. “De meeste kantoren stappen op 1 januari over, maar wij wilden geen enkel risico lopen.”
Fortes begeleidde het proces intensief. Met Excel-sjablonen kon Confida alle klantgegevens (meer dan 500 relaties) uit het oude systeem exporteren. Consultants hielpen bij de inrichting en waren zelfs aanwezig bij de eerste facturatieronde. “Dat gaf ons veel vertrouwen”, aldus Ligtenberg. “Alles liep eigenlijk veel soepeler dan verwacht. Natuurlijk gaat er weleens een factuur verkeerd of ontbreekt er een mailadres, maar dat bleef echt beperkt.”
Werken in de cloud
Met Milestones heeft Confida een online pakket dat past bij de moderne manier van werken. “We zijn inmiddels volledig serverloos. Het is belangrijk dat je software daar naadloos op aansluit", zegt Ligtenberg. “Facturen verzenden gaat nu veel sneller. Voorheen kon ik letterlijk naar huis gaan en wachten tot het systeem drie uur later klaar was. Nu is dat in enkele minuten geregeld.”
Het facturatieproces zelf is niet per se sneller dan voorheen. “Maar het is wel veel betrouwbaarder en toekomstbestendiger.”
Ook de koppelingen met andere pakketten verlopen soepel. Wel moest Confida een apart CRM-systeem aanschaffen, omdat Milestones geen geïntegreerde CRM-module heeft. “Dat was even een nadeel, maar voor ons wogen de ruime mogelijkheden van Milestones zwaarder.”
Acceptatie door het team
Bij Confida schrijven meerdere accountmanagers hun eigen facturen. Dat maakt gebruiksgemak extra belangrijk. “Ook collega’s die wat minder digitaal vaardig zijn, hebben de overstap goed opgepakt”, zegt Ligtenberg. “Iedereen kan ermee werken.”
Het opvallendste voordeel volgens Ligtenberg? “Dat we Fortes eigenlijk nauwelijks meer nodig hebben. We bellen de helpdesk bijna niet. Dat is een goed teken: het systeem werkt gewoon.”
Tevreden terugkijken, met oog voor de toekomst
Vergeleken met eerdere software-implementaties noemt Ligtenberg de overstap naar Fortes Milestones één van de meest positieve ervaringen. “We hebben de afgelopen jaren meerdere softwarepakketten vervangen", vertelt hij. “De implementatie van Milestones stak daar positief bovenuit: duidelijk, strak en goed begeleid.”
“We zijn geen testkantoor, daar zijn we te klein voor. We willen software die direct klaar is voor gebruik. Milestones voldeed aan die verwachting.”
Tips voor concullega’s
Confida wordt inmiddels regelmatig gevraagd door andere kantoren die de overstap overwegen. “We hebben inmiddels ook al concullega’s op bezoek gehad die benieuwd waren naar onze ervaringen", vertelt Ligtenberg. “Ik kan ze Fortes Milestones van harte aanbevelen.”
Zijn tip: “Kijk goed naar wat je écht nodig hebt. Voor accountancy is Milestones een uitstekende oplossing. Andere branches hebben misschien minder uitgebreide facturatiemogelijkheden nodig, maar voor ons is dit precies wat werkt. En neem begeleiding bij de implementatie. Die investering betaalt zich dubbel en dwars terug.”
Meer weten?
Ben je benieuwd hoe Fortes Milestones ook jouw organisatie kan helpen met capaciteitsplanning en urenregistratie? Neem dan contact op met het team van Fortes en ontdek wat er mogelijk is!
