Waarom Waterland Accountants koos voor software die meebeweegt
Toen Toni Mayas samen met twee oud-collega’s Waterland Accountants overnam, was één ding meteen duidelijk: om te kunnen groeien, moest het kantoor digitaliseren. Veel processen verliepen nog handmatig. Voor de facturatie lag er elke maand een stapel papier op tafel en het bijhouden van klantgegevens kostte onnodig veel tijd en leidde regelmatig tot fouten.
In de zoektocht naar slimmere manieren van werken kwam Toni in contact met Fortes, specialist in urenregistratie en facturatie voor accountants. Via Fortes ontdekte hij ook Mijn Kantoor, het CRM dat naadloos met Fortes samenwerkt. De doorslag gaf de filosofie van Fortes: software moet het werk eenvoudiger maken, niet ingewikkelder. En vooral: het moet meebewegen met hoe een accountantskantoor écht werkt.
Vandaag werkt het hele team van Waterland Accountants volledig online. En dat maakt een wereld van verschil. We spraken Toni over zijn ervaring met Fortes én hoe Mijn Kantoor daar als CRM op aansluit.
Van papierwerk naar grip op facturatie
Voorheen verliep de facturatie via een omslachtig proces met notities, printjes en veel handmatige handelingen. “De secretaresse kreeg printjes van de relatiebeheerders en voerde die handmatig in,” vertelt Toni. “Vaak moesten we achteraf uitleg geven aan klanten.”
Sinds de overstap naar Fortes verloopt het hele proces digitaal. Relatiebeheerders zijn nu zelf verantwoordelijk voor hun eigen facturen. “Zij weten precies wat er speelt bij de klant en kunnen veel sneller en beter factureren. Dat scheelt ons als directie tijd én voorkomt fouten.”
Waterland werkt met verschillende prijsmodellen: van vaste bedragen en voorschotten tot uurtarieven of combinaties daarvan. “De meeste pakketten kunnen daar niet goed mee overweg,” zegt Toni. “Fortes wél. Dat gaf voor ons de doorslag.”
Wat Fortes oplevert:
• Relatiebeheerders factureren rechtstreeks vanuit klantafspraken
• Meerwerk is eenvoudig vast te leggen
• Facturen gaan sneller de deur uit
• De foutgevoeligheid is sterk afgenomen
Daarnaast biedt Fortes dashboards via Power BI voor realtime inzicht in uurtarieven, productiviteit en openstaande posten. “We sturen nu op data in plaats van op onderbuikgevoel.”
Meer overzicht in klantdata met Mijn Kantoor
Naast grip op facturatie, wilde Waterland ook één centrale plek voor klantinformatie. Daarvoor gebruiken ze Mijn Kantoor, dat perfect samenwerkt met Fortes.
“Vroeger moesten we wijzigingen in vijf verschillende systemen doorvoeren,” zegt Toni. “Als je er eentje vergat, ontstonden fouten en vertraging.” Nu wordt één wijziging in Mijn Kantoor automatisch gesynchroniseerd met Fortes, Exact Online en Nextens. Dat voorkomt dubbel werk en miscommunicatie.
Wat opvalt, is hoe soepel Mijn Kantoor integreert met Fortes en andere pakketten. “Tijdens onze zoektocht naar een goed CRM dat echt koppelt met onze tools, was er eigenlijk maar één optie,” zegt Toni. “De mensen achter Mijn Kantoor zijn net zo flexibel als Fortes: ze denken mee en bouwen door.”
Eén slimme combinatie: Fortes en Mijn Kantoor
Waarom kiezen voor beide? Omdat de kracht zit in de combinatie. Door Fortes en Mijn Kantoor samen te gebruiken, haalt Waterland het maximale uit automatisering.
• Klantgegevens, uren en facturen zijn met elkaar verbonden
• Minder fouten, snellere facturatie
• Meer grip op cashflow
• Meer tijd voor klanten in plaats van administratie
En dat is precies wat Toni voor ogen had toen hij startte met Fortes.
Gebouwd voor accountants, door mensen uit de accountancy
Volgens Toni is de kracht van Fortes dat het is ontwikkeld door mensen die zelf uit de branche komen. “Ze begrijpen hoe een accountantskantoor werkt. Alles is logisch opgebouwd en sluit aan op onze praktijk.”
Ook de integraties zijn een groot voordeel. “We zitten niet vast aan één leverancier. Fortes koppelt met veel andere pakketten, waaronder Mijn Kantoor, Exact Online en ValidSign. Zo houden we de vrijheid om te werken op een manier die bij ons past.”
De samenwerking met Fortes voelt dan ook niet als die van klant en leverancier. “De lijntjes zijn kort. Als ik iets mis in een koppeling, wordt er meteen geschakeld. Dat maakt het écht een samenwerking.”
Efficiënter werken zonder in te leveren op kwaliteit
Het resultaat? Waterland werkt sneller, foutlozer en klantgerichter. “We factureren sneller, krijgen eerder betaald en houden meer tijd over voor ons vak,” zegt Toni.
De impact van Fortes is dagelijks voelbaar:
- Facturen kunnen direct verstuurd worden zodra het werk klaar is
- Betalingen komen sneller binnen
- Minder kans op fouten dankzij automatische koppelingen
- Minder overleg tussen collega’s nodig
- Sturing op data in plaats van op gevoel
“Deze manier van werken past bij onze groei,” zegt Toni. “We zijn klaar voor de toekomst. En bouwen die toekomst verder uit met Fortes als fundament.”
Toni’s tip voor andere accountantskantoren
Wat zou Toni zeggen tegen collega’s die nog twijfelen?
“Wil je flexibel blijven en niet vastzitten aan één grote leverancier? Kies dan voor Fortes eventueel in combinatie met Mijn Kantoor. Fortes is speciaal ontwikkeld voor accountants, sluit perfect aan op hoe wij werken en het team denkt écht met je mee. Voor ons werkt het. En ik denk dat het voor veel andere kantoren net zo goed zou kunnen werken.”
Meer weten?
Ben je benieuwd hoe Fortes Milestones ook jouw organisatie kan helpen met capaciteitsplanning en urenregistratie? Neem dan contact op met het team van Fortes en ontdek wat er mogelijk is!
